A la entrega de una obra nueva, emerge el papel en las comunidades de vecinos del administrador de fincas, un profesional encargado de gestionar todos los aspectos relacionados con el inmueble, tanto a nivel administrativo, financiero, técnico como legal para asegurar su correcto funcionamiento y mantenimiento.
¿Qué funciones tienen los administradores de fincas?
En cuanto a la gestión económica, el administrador de fincas se encarga de elaborar los presupuestos anuales de la comunidad. Se trata de un documento que detalla los ingresos y gastos previstos para el próximo año, incluyendo cuotas, mantenimientos e incluso posibles derramas. El administrador también se encarga de gestionar los cobros de las cuotas de los propietarios, realizar los pagos de los servicios, llevar la contabilidad y presentar las cuentas anuales (informe financiero que detalla todos los ingresos y gastos de la comunidad durante un año).
En el área de mantenimiento, se encarga de contratar y supervisar los servicios necesarios para el correcto funcionamiento del edificio como la limpieza, jardinería, ascensores, etc. así como se ocupa de gestionar las reparaciones y obras necesarias.
En el ámbito legal, el administrador asesora a la comunidad en temas legales relacionados con la propiedad horizontal (varias personas son propietarias de unidades privadas como es la vivienda, pero son copropietarias de las áreas comunes), como la redacción y modificación de sus estatutos.
¿Quién contrata al administrador en una promoción de obra nueva?
En una promoción de obra nueva, generalmente es la promotora quien contrata al administrador de la finca, aunque en algunas ocasiones, los propios vecinos pueden encargarse de la elección del administrador de fincas si la promotora no lo hace.
El proceso suele ser el siguiente:
1. La promotora se encarga de la constitución de la comunidad de propietarios y de nombrar al administrador oficial.
2. Si la promotora no lo hace, los vecinos pueden reunirse en una junta constituyente para elegir a su administrador.
3. En la junta de propietarios, se elige al administrador de fincas por mayoría simple de los presentes, siempre que representen más de la mitad del valor de las cuotas de participación. En otras palabras, se necesita que la mayoría más uno de los propietarios presentes o representados en la junta vote a favor y que a su vez esos votos representen una proporción significativa del valor total del inmueble (más del 50% del valor total).
4. El resultado de la votación debe quedar reflejado en el acta de la junta y ser comunicado al administrado elegido.
¿Cuánto dura el nombramiento de un administrador de fincas?
La duración del nombramiento de un administrador de fincas es, por defecto, de un año, según la Ley de Propiedad Horizontal. Sin embargo, este plazo puede verse modificado si los estatutos de la comunidad establecen una duración diferente. Se entiende por estatutos de la comunidad al conjunto de normas que regulan la convivencia, los derechos y obligaciones de los propietarios, así como el uso de los elementos comunes y privativos de un edificio o conjunto residencial.
¿Se puede cambiar de administrador?
Como se ha explicado anteriormente, normalmente es la promotora la que suele designar a un administrador de fincas provisional antes de la entrega de llaves para que esté todo listo cuando los propietarios empiecen a mudarse. Por eso mismo, en los primeros meses de vida de una promoción de obra nueva, es habitual que los vecinos organicen una junta extraordinaria para revisar decisiones tomadas inicialmente por la promotora, incluyendo la revisión del administrador.
A continuación se detalla el proceso para cambiar de administrador de fincas:
1. Un propietario tiene que proponer el cambio del administrador de fincas. Para presentar la propuesta, debe convocarse una junta, la cual es convocada habitualmente por el presidente de la comunidad. También la pueden convocar el 25% de los vecinos.
2. En la junta se necesita una mayoría simple para que se apruebe el cambio de administración. Una vez aprobada la decisión, se deberá notificar por escrito al administrador saliente. El administrador saliente contará con un plazo de hasta 30 días para entregar toda la documentación esencial y realizar el cambio de administrador.
3. Se deben motivar adecuadamente las razones para el cese de la administración actual. Es necesario que exista una razón válida y justificada que se conoce como «causa justa». Esta causa debe mostrar que el administrador ha incumplido sus obligaciones o ha actuado de forma perjudicial para la comunidad.
